1. Verantwortlicher
zappmedia GmbH, Hohe Ähren 8B, 14195 Berlin, Deutschland. Datenschutzanfragen: datenschutz@zappmedia.de; Telefon: +49 30 252 96 541.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, optionalen Namen, Konto- und Teamzugehörigkeit, Berechtigungen, Auftragsangaben, hochgeladene Dokumente, Arbeitsfassungen, Übersetzungen, Guthaben- und Zahlungsreferenzen sowie Supportnachrichten. Beim Zugriff entstehen technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserangaben und Sicherheitsprotokolle. Die Daten stammen von Ihnen, von Personen, die Sie einladen oder Aufträge teilen, und aus der Verarbeitung. Dokumente können Daten weiterer Personen enthalten.
3. Wofür und auf welcher Grundlage
Zugang, Dokumentprüfung, Angebote, Übersetzungen, Abrechnung und auftragsbezogener Support dienen der Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Für Beschäftigte eines Geschäftskunden sowie für Sicherheit und Missbrauchsabwehr gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f: berechtigte Interessen an Bereitstellung und Schutz des Dienstes. Gesetzliche Nachweise beruhen auf Buchst. c; gesondert erteilte Einwilligungen auf Buchst. a. E-Mail-Adresse und Pilotfreigabe sind für den Zugang, Dokument und Sprachwahl für die Dokumentprüfung und Ihre Annahme für einen kostenpflichtigen Auftrag erforderlich. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Leistung nicht möglich. Dokumentprüfung, Preisermittlung und Qualitätsprüfung erfolgen automatisch; persönliche Bonitäts- oder Werbeprofile erstellen wir nicht.
4. Ihre Dokumente und KI-Verarbeitung
Dokumentinhalte werden bereits bei der Dokumentprüfung und anschließend für Übersetzung und Prüfung verarbeitet. Wir nutzen keine Kundendaten zum Training von KI- oder Übersetzungsmodellen. Auch beauftragte KI-Dienste dürfen sie nicht für Training oder Modellverbesserung verwenden. Übersetzen wir personenbezogene Daten nach Weisung eines Geschäftskunden, handeln wir als Auftragsverarbeiter; dafür ist eine gesonderte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Diese Erklärung ersetzt sie nicht. Klären Sie vor dem Upload die Berechtigung und besondere Anforderungen an sensible Daten, etwa Gesundheitsdaten.
5. Wer Daten erhält
Erforderliche Daten erhalten Hosting-, Speicher- und KI-Dienste sowie berechtigte Betriebs- und Supportpersonen. Mail und Support betreibt zappmedia selbst; unser Supportkontakt ist localizer-support@zappmedia.de. Im Team gelten die Auftragsrechte: Die Administration sieht alle Aufträge, Mitglieder eigene und mit dem Team geteilte Aufträge.
Fachliche Recherche
Zur Prüfung von Fachbegriffen und Sachverhalten nutzen wir die Websuche von OpenAI Ireland Ltd. Dabei werden auftragsbezogene Suchbegriffe, Fragen und begrenzte Kontextangaben verarbeitet. Diese können personenbezogene Angaben enthalten. OpenAI kann zur Durchführung der Recherche weitere Such- und Inhaltsanbieter einbeziehen und diesen Suchanfragen übermitteln. Wir begrenzen die übermittelten Angaben durch technische Vorgaben und Filter; eine vollständige Anonymisierung wird nicht gewährleistet.
Bei der KI-Verarbeitung und Recherche können Daten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Unsere Vereinbarung mit OpenAI sieht für erfasste Weiterübermittlungen Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Informationen und Kopien anwendbarer Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt.
6. Zahlungen
Im Pilot nutzen wir ausschließlich die Stripe-Sandbox. Stripe verarbeitet beim Checkout Zahlungs-, Rechnungs- und gegebenenfalls Steuerdaten. Im Portal speichern wir Zuordnungen, Beträge, Währungen und Status für Guthaben, Belege und Erstattungen, keine vollständigen Kartendaten. Vor echten Zahlungen ergänzen wir die endgültigen Zahlungsparteien, ihre Rollen und Datenflüsse.
7. Speicherung, Export und Löschung
Konto- und Auftragsdaten bleiben für Kontonutzung, Bearbeitung und Ergebnisbereitstellung gespeichert; eine automatische Löschung aller Dokumente nach Lieferung gibt es derzeit nicht. Verfügbare Quellen und Ergebnisse können Sie unter Einstellungen → Mein Konto als ZIP exportieren. Sie können löschbare Aufträge löschen und Ihr persönliches Konto schließen; ein gesamtes Teamkonto schließt nur die Administration. Bei Löschung endet der Zugriff sofort. Online-Inhalte und Arbeitsdateien werden frühestens 24 Stunden nach Löschanforderung und erst nach Abschluss erforderlicher Vorgänge und Bestätigung angebundener Systeme gelöscht. Inhaltsfreie Löschnachweise verbleiben 180 Tage, abgeschlossene Benachrichtigungsmetadaten 30 Tage. Portal-Datenbanksicherungen laufen nach 90 Tagen aus; das gilt nicht pauschal für alle Dienstleister oder Backups. Erforderliche Finanz-, Sicherheits- und Rechtsnachweise bleiben für ihren Zweck und gesetzliche Fristen erhalten. Weitere Log-, Support- und Dienstleisterfristen sind noch zu bestätigen. Verbindungen und privater Dokumentenspeicher sind verschlüsselt; verarbeitende Systeme müssen Inhalte entschlüsseln können.
8. Cookies und Browserspeicher
Für die Anmeldung setzen wir ein notwendiges Sitzungscookie mit höchstens zwölf Stunden Gültigkeit; Abmelden beendet die Sitzung. Anmeldelinks verfallen nach 15 Minuten. Ihre gewählte Sprache und die Anzeigeeinstellung des Karussells werden lokal gespeichert, bis Sie sie ändern oder den Browserspeicher löschen. Diese Funktionen ermöglichen den gewünschten Dienst und Ihre Einstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Im Portal setzen wir keine Werbetracker oder Analysewerkzeuge ein.
9. Nachrichten und Freigaben
Anmelde- und Einladungsmails ermöglichen den Zugang. Optionale Auftragsmeldungen aktivieren und deaktivieren Sie in den Einstellungen. Sie enthalten Auftragsnummer und geschützten Link, keine Dokumenttexte oder Anhänge. Bei eingerichteten Webhooks erhält Ihr gewählter Dienst diese Angaben. Erstellen Sie einen Freigabelink für eine fachliche Rückfrage, können Personen mit diesem Link die betreffende Frage und den dafür bereitgestellten Textausschnitt sehen und beantworten. Geben Sie Links nur an vorgesehene Empfänger weiter; bereits zugestellte Nachrichten unterliegen auch deren Speicherregeln.
10. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21); wir setzen sie dann nur bei gesetzlichen Fortsetzungsgründen fort. Wenden Sie sich an datenschutz@zappmedia.de. Bei Daten in Dokumenten eines Geschäftskunden unterstützen wir dessen Bearbeitung Ihrer Anfrage. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsicht beschweren, insbesondere an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort. Für unseren Sitz zuständig: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit; Kontakt siehe unten.